Załącznik nr II. Wzór informacji z działań informacyjnych i promocyjnych
Nazwa programu:	 	
Okres sprawozdawczy:	od 1 stycznia ….. r. do 31 grudnia ….. r. 	
Osoba do kontaktu:	Imię i nazwisko:
Instytucja:
Numer telefonu:
Adres e-mail:	

1.	Zrealizowane działania w zakresie informacji, promocji i szkoleń
W okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca (Regionalnym) Programem Operacyjnym  ...  prowadziła działania mające na celu … (zgodnie z celami Strategii komunikacji PO). Działania były prowadzone zgodnie ze Strategią komunikacji .... (nazwa programu) oraz Rocznym planem działań informacyjnych i promocyjnych na ... rok. Były one adresowane przede wszystkim do … (grupy docelowe zgodne ze Strategią komunikacji PO). 
Listę najważniejszych działań oraz ich szczegółowy opis przedstawia tabela poniżej:
Tabela nr 1
W kolumnie "opis działania" proszę krótko opisać, w jaki sposób zostało zrealizowane to działanie, czy nastąpiły zmiany w stosunku do planów w RPD, jeśli tak, to co uległo zmianie i jaki to miało wpływ na skuteczność i efektywność tego działania. UWAGA: Opis nie może być powieleniem opisu z RPD.
W tabeli należy wpisać również działania, które zrobiono poza Planem wraz z podaniem uzasadnienia.
W sprawozdaniu nie należy zamieszczać działań zrealizowanych w ramach Sieci PIFE i we współpracy z Siecią PIFE. Działania i wskaźniki dotyczące tych działań zostaną wykazane w dokumentach sprawozdawczych Sieci PIFE.
Dane w tabeli uzupełniamy, dodając wiersze w miarę potrzeb lub usuwając, jeśli dane działanie nie dotyczyło instytucji lub danego roku. 
NAZWA DZIAŁANIA 	KTÓRY CEL ZE STRATEGII KOMUNIKACJI PROGRAMU REALIZUJE TO DZIAŁANIE (NUMER)	OPIS DZIAŁANIA	TERMIN	BUDŻET	
				PLANOWANY	ZREALIZOWANY	
1. Koordynacja, w tym badania i ewaluacja, wymiana doświadczeń	
Koordynacja systemu informacji i promocji, w tym edukacji		Działania koordynacyjne, w tym współpraca i nadzór nad IP				
Udział w grupach		Grupa robocza IZ-IP ds. informacji i promocji
Proszę skrótowo opisać działania podjęte w ramach grup i wnioski z tej współpracy				
Współpraca międzynarodowa		Proszę skrótowo opisać działania podjęte w ramach współpracy i wnioski z niej				
Badania, ewaluacja, analizy i ekspertyzy		Badanie społeczne  - tytuł i skrótowo zakres badania				
		Ewaluacja -  tytuł i skrótowo zakres badania				
Inne						
2. Działania informacyjne	
System informacji - sieć PIFE 	W sprawozdaniu z RPO: informacja: 
Sieć PIFE w województwie … prowadzona była w ramach umowy o numerze … między MIiR a Województwem … . W województwie w roku ….. funkcjonował główny punkt w…(nazwa miejscowości) i ... (ile?) punktów lokalnych w następujących miejscowościach: … 
Szczegóły dot. realizacji tego działania w ….. roku zostały przedstawione w Raporcie merytorycznym z wykonania umowy nr …… z dnia ….. z działalności Sieci PIFE w województwie …. oraz Wniosku o rozliczenie … transzy dotacji celowej za okres …… Umowa nr ………
Działanie było realizowane w ciągu całego roku w ścisłej współpracy z MIiR. Adresatami byli beneficjenci, potencjalni beneficjenci, ogół społeczeństwa i partnerzy społeczno-gospodarczy.	
Portale i serwisy internetowe		adresy portali prowadzonych przez instytucje (IZ/IP), liczba odwiedzin poszczególnych portali				
Inne						
3. Działania edukacyjne	
Szkolenia dla beneficjentów		liczba szkoleń, tematyka szkoleń, liczba przeszkolonych osób łącznie		(łącznie budżet dla wszystkich szkoleń)	(łącznie budżet dla wszystkich szkoleń)	
Szkolenia dla potencjalnych beneficjentów		liczba szkoleń, tematyka szkoleń, liczba przeszkolonych osób łącznie		(łącznie budżet dla wszystkich szkoleń)	(łącznie budżet dla wszystkich szkoleń)	
Inne						
4. Działania promocyjne, takie jak współpraca z mediami i działania promocyjne w Internecie	
Działania informacyjno-promocyjne o szerokim zasięgu		Działanie 1
tematyka, główny komunikat, grupa docelowa, zasięg terytorialny, rodzaje narzędzi, media (w tym stacje, grupy stacji, tytuły), osiągnięte wskaźniki, rezultaty		(łącznie budżet dla całego działania)	(łącznie budżet dla całego działania)	
			•	Sponsorowane audycje telewizyjne
nazwa stacji/grupy stacji, rodzaj audycji, grupa docelowa, liczba emisji		(łącznie budżet na audycje tv)	(łącznie budżet na audycje tv)	
			•	Spoty telewizyjne
stacje/grupy stacji, tematyka reklamy, grupa docelowa		(łącznie budżet na spoty tv)	(łącznie budżet na spoty tv)	
			•	Sponsorowane audycje radiowe
nazwa stacji/grupy stacji, grupa docelowa, liczba emisji		(łącznie budżet na audycje radio)	(łącznie budżet na audycje radio)	
			•	Spoty radiowe
stacje/grupy stacji, grupa docelowa		(łącznie budżet na spoty radio)	(łącznie budżet na spoty radio)	
			•	Publikacje sponsorowane w prasie i reklamy prasowe
tytuł prasowy, rodzaj publikacji, grupa docelowa		(łącznie budżet na publikacje i reklamy w prasie)	(łącznie budżet na publikacje i reklamy w prasie)	
			•	Sponsorowane publikacje w Internecie 
nazwa portalu, grupa docelowa		(łącznie budżet na publikacje w internecie)	(łącznie budżet na publikacje w internecie)	
			•	Reklamy w Internecie
nazwa portalu, rodzaj narzędzi zastosowanych na portalu zewnętrznym, grupa docelowa		(łącznie budżet na reklamy w internecie)	(łącznie budżet na reklamy w internecie)	
			•	Ambient, OOH, inne
rodzaj narzędzia, grupa docelowa		(łącznie budżet na ambient, OOH i inne)	(łącznie budżet na ambient, OOH i inne)	
		Działanie 2
Opis i kategorie jak wyżej		(łącznie budżet dla całego działania)	(łącznie budżet dla całego działania)	
Telewizja (audycje sponsorowane, reklamy)		Audycje
nazwa stacji/grupy stacji, tematyka audycji, rodzaj audycji, grupa docelowa, liczba emisji		(łącznie budżet dla wszystkich audycji)	(łącznie budżet dla wszystkich audycji)	
		Spoty
stacje/grupy stacji, tematyka reklamy, grupa docelowa		(łącznie budżet dla wszystkich spotów)	(łącznie budżet dla wszystkich spotów)	
Radio (audycje sponsorowane, reklamy)		Audycje 
nazwa stacji/grupy stacji, tematyka audycji, grupa docelowa, liczba emisji		(łącznie budżet dla wszystkich audycji)	(łącznie budżet dla wszystkich audycji)	
		Spoty
stacje/grupy stacji, tematyka reklamy, grupa docelowa		(łącznie budżet dla wszystkich spotów)	(łącznie budżet dla wszystkich spotów)	
Prasa (artykuły sponsorowane, ogłoszenia, reklamy)		Publikacje sponsorowane w prasie i reklamy prasowe
tytuł prasowy, rodzaj publikacji, tematyka publikacji, grupa docelowa		(łącznie budżet dla wszystkich publikacji w prasie)	(łącznie budżet dla wszystkich publikacji w prasie)	
Internet (sponsorowane publikacje, reklamy, media społecznościowe) 		Publikacje w internecie 
nazwa portalu, temat publikacji, grupa docelowa		(łącznie budżet dla wszystkich publikacji w Internecie)	(łącznie budżet dla wszystkich publikacji w Internecie)	
		Reklamy
nazwa portalu, rodzaj narzędzi zastosowanych na portalu zewnętrznym, temat reklamy, grupa docelowa		(łącznie budżet dla wszystkich reklam w Internecie)	(łącznie budżet dla wszystkich reklam w Internecie)	
Ambient, OOH, inne		rodzaj narzędzia, tematyka, grupa docelowa		(łącznie budżet dla wszystkich działań)	(łącznie budżet dla wszystkich działań)	
5. Imprezy otwarte i inne	
Eventy, pikniki, festyny		liczba imprez, tematyka imprez, liczba uczestników		(łącznie budżet przeznaczony na wszystkie eventy)	(łącznie budżet przeznaczony na wszystkie eventy)	
Konferencje prasowe, śniadania prasowe, wyjazd prasowy, uroczyste podpisanie umowy itp.		liczba konferencji, tematyka konferencji, liczba uczestników		(łącznie budżet przeznaczony na wszystkie konferencje)	(łącznie budżet przeznaczony na wszystkie konferencje)	
Inne		 				
6. Konkursy	
Konkursy promocyjne		Konkurs 1
tematyka konkursu, grupa docelowa		(budżet przeznaczony na dany konkurs)	(budżet przeznaczony na dany konkurs)	
		Konkurs 2
tematyka konkursu, grupa docelowa		(budżet przeznaczony na dany konkurs)	(budżet przeznaczony na dany konkurs)	
Inne						
7. Publikacje, materiały wystawiennicze i wsparcie działań informacyjno-promocyjnych	
Publikacje (drukowane i elektroniczne)		tytuły, nakład, grup docelowa, sposób dystrybucji w grupie docelowej, czy publikacja była drukowana, jeśli tak – wolumin egzemplarzy, czy była dostępna elektronicznie, a jeśli tak – gdzie		(łącznie budżet na wszystkie publikacje)	(łącznie budżet na wszystkie publikacje)	
Materiały promocyjne typu gadżety		liczba i rodzaj materiałów, grupa docelowa, sposób dystrybucji w grupie docelowej		(łącznie budżet na wszystkie gadżety)	(łącznie budżet na wszystkie gadżety)	
Materiały brandingowe i wystawiennicze, np. roll-upy, ścianki		liczba i rodzaj materiałów		(łącznie budżet na wszystkie materiały brandingowe)	(łącznie budżet na wszystkie materiały brandingowe)	
Inne						
ŁĄCZNIE BUDŻET NA DZIAŁANIA W DANYM ROKU	…..PLN	…..PLN	
UWAGA: Nazwy działań oraz ich opisy powinny bazować na nazwach działań i opisach zawartych w tabeli nr 1, znajdującej się w Rocznym planie działań informacyjnych i promocyjnych.

2.	Postęp rzeczowy działań informacyjno - promocyjnych, w tym edukacyjnych
UWAGA: Nazwy działań oraz wskaźników powinny być tożsame z nazwami działań i wskaźników zawartymi w tabeli nr 2 do Rocznego planu działań informacyjnych i promocyjnych. Wskaźniki dotyczące Sieci PIFE należy opatrzyć informacją w przypisie „wskaźnik realizowany w ramach projektu realizowanego przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju”.
Wartości wskaźników powinny być prezentowane kumulatywnie na koniec okresu sprawozdawczego, czyli 4 kwartału danego roku.
Tabela nr 2
(UWAGA należy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem, aby edytować tabelę w MS Excel. Prosimy wypełniać tabelę tylko w ten sposób)
3.	Informacja nt. udostępnienia listy beneficjentów
Instytucja Zarządzająca opublikowała wykaz operacji (o którym mowa w art. 115 ust. 2 Rozp.1303/2013), zawierający nazwę beneficjentów, nazwę operacji, skrócony opis operacji, datę rozpoczęcia i zakończenia operacji, całkowite wydatki kwalifikowalne przyznane na operację, stopę unijnego dofinansowania, kod pocztowy właściwy dla operacji lub inne stosowne dane określające lokalizację, państwo, nazwę kategorii interwencji dla operacji oraz datę ostatniej aktualizacji wykazu operacji w Internecie pod adresem/adresami:...............................................
W okresie sprawozdawczym wykaz operacji był aktualizowany ...... razy (wykaz operacji jest aktualizowany co najmniej raz na sześć miesięcy)

4.	Informacja nt. współpracy IZ PO/RPO z podmiotami wymienionymi w Art. 5 ust. 1 oraz załączniku XII 2.1.3 Rozp. 1303/2013
Prowadząc działania informacyjne i promocyjne w okresie sprawozdawczym Instytucja Zarządzająca lub instytucja wykonująca zadania
w jej imieniu współpracowała z następującymi podmiotami określonymi w Art. 5 ust. 3 1  oraz załączniku XII 2.1.3 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1303/2013 (zaznacz właściwe):
          partnerstwo z właściwymi instytucjami regionalnymi i lokalnymi;
          właściwe władze miejskie i inne instytucje publiczne;
          partnerzy społeczni i gospodarczy;
          właściwe podmioty reprezentujące społeczeństwo obywatelskie, w tym partnerzy działający na rzecz ochrony środowiska, organizacje pozarządowe oraz podmioty odpowiedzialne za promowanie włączenia społecznego, równouprawnienia płci i niedyskryminacji;
          instytucje edukacyjne i badawcze;
          centra informacji europejskiej;
         przedstawicielstwo Komisji;

x

          biuro informacyjne Parlamentu Europejskiego w Polsce.
5.	Informacja na temat użytkowania Bazy Wiedzy (zgodnie z Rozdziałem 5.5 Wytycznych MIiR w zakresie informacji  promocji)
Czy IZ zapewnia aktualizację wszystkich informacji w Bazie wiedzy w ramach PO?
    tak,      nie.
Czy IZ monitoruje, a w razie potrzeby sprawozdaje do IK UP nieprawidłowości w użytkowaniu Bazy wiedzy za pośrednictwem wyznaczonych administratorów systemu?
    tak,      nie.

6.	Ocena działań informacyjno-promocyjnych podjętych w … roku
Wnioski z badań, ewaluacji, analiz (zamówionych lub własnych), ankiet, oceny operacyjnej działań: …
Rekomendacje do wdrożenia: ...
Źródło: … (tytuły badań, jeśli wykorzystano)
7.	Informacja nt. aktualizacji i weryfikacji przykładów projektów, o których mowa w rozdziale 7.2 pkt 6 h Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności
Czy przykłady projektów, o których mowa w rozdziale 7.2 pkt 6 h Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności są zweryfikowane i aktualne?
    tak,      nie.
8.	Informacje dodatkowe
Wszystkie informacje, które nie zostały podane w pkt. 1 – 6, a których podanie IZ uzna za celowe
…

9.	Dane zbierane w ramach bieżącego monitoringu działań informacyjno-promocyjnych

(UWAGA należy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem, aby edytować tabelę w MS Excel. Prosimy wypełniać tabelę tylko w ten sposób)