INFOdoradca+ Informacje o zawodach - Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie


INFOdoradca+ Informacje o zawodach

to materiały zawierające przede wszystkim: opis zawodu, opis kompetencji zawodowych, odniesienie do sytuacji zawodu na rynku pracy i możliwości doskonalenia zawodowego, a także możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Opisy zawodów powstają w ramach projektu „Rozwijanie, uzupełnienie i aktualizacja informacji o zawodach oraz jej upowszechnienie za pomocą nowoczesnych narzędzi komunikacji – INFODORADCA+". Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.4 Modernizacja publicznych i niepublicznych służb zatrudnienia oraz lepsze dostosowanie ich do potrzeb rynku pracy.

Więcej informacji o projekcie na stronie infodoradca.edu.pl
Lista 1000 zawodów opisywanych w projekcie INFODORADCA+

INFOdoradca+ Informacje o zawodach

Asystent dyrektora

Kod: 334302

2. Opis zawodu

Asystent dyrektora zapewnia wsparcie dyrektorowi w zakresie zarządzania organizacją, w tym prowadzenia terminarza 6, organizowania i uzgadniania czasu pracy dyrektora oraz przygotowywania dla niego raportów 5, prezentacji, analiz i zestawień.

Opis pracy

Asystent dyrektora jest zawodem o charakterze biurowym. Jego praca polega na organizowaniu i koordynowaniu spraw związanych z administracyjnym i logistycznym funkcjonowaniem stanowiska dyrektora w organizacji, a także na wsparciu przełożonego podczas wyjazdów służbowych i spotkań organizowanych poza biurem/siedzibą firmy.

Asystent dyrektora organizuje oraz obsługuje spotkania i konferencje, jak również podróże służbowe dyrektora. Zapewnia i koordynuje przepływ informacji, w tym również telefonicznej i mailowej oraz obieg dokumentów 2. Dba o wygląd biura i urządzeń biurowych. Współpracuje ze wszystkimi działami firmy w celu realizacji swoich zadań i odpowiada za funkcjonowanie zarządzania projektami prowadzonymi w firmie.

Może reprezentować dyrektora wobec współpracowników wewnątrz zakładu pracy, jak i wobec kontrahentów 1 – na podstawie udzielonego pełnomocnictwa 4.

Osoba wykonująca zawód asystent dyrektora powinna się cechować m.in.: zdolnościami organizacyjnymi i interpersonalnymi, komunikatywnością, wysoką kulturą osobistą, umiejętnościami samodzielnej pracy pod presją czasu oraz otwartością, kreatywnością i odpowiedzialnością.

Sposoby wykonywania pracy

Asystent dyrektora wykonuje pracę w relacjach człowiek – człowiek oraz człowiek – dane. Jego praca polega m.in. na:

  • organizowaniu czasu pracy dyrektora,
  • przygotowywaniu materiałów pomocniczych i podsumowujących (raporty, prezentacje, analizy),
  • zarządzaniu podróżami służbowymi dyrektora,
  • zarządzaniu przepływem informacji na linii dyrektor – różnego rodzaju interesariusze,
  • dbaniu o wygląd biura i stan techniczny urządzeń biurowych.

Praca asystenta dyrektora jest realizowana z poszanowaniem zasad i przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony ppoż. oraz ergonomii, a także przepisów o ochronie danych osobowych i tajemnicy służbowej.

Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcjach: 3.1. Zadania zawodowe oraz 3.2 i 3.3. Kompetencje zawodowe.

Warunki pracy

Miejscem pracy asystenta dyrektora jest pomieszczenie biurowe zlokalizowane w bezpośrednim sąsiedztwie gabinetu dyrektora, w przedsiębiorstwach, urzędach, wszelkich instytucjach oraz organizacjach funkcjonujących w różnych sektorach gospodarki.

Asystent dyrektora, w zależności od rodzaju wykonywanej działalności przez podmiot, wykonuje zadania w terenie związane m.in.:

  • ze spotkaniami,
  • z konferencjami,
  • z podróżami służbowymi, na terenie kraju i poza jego granicami.

Praca na ogół odbywa się w pozycji siedzącej, przed monitorem komputera, na stanowisku spełniającym co do zasady wymogi ergonomii pracy z monitorami.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.1. Możliwości podjęcia pracy w zawodzie.

Wykorzystywane maszyny i narzędzia pracy

Asystent dyrektora w swojej pracy zawodowej wykorzystuje m.in.:

  • komputer z dostępem do internetu,
  • pakiet oprogramowania biurowego,
  • oprogramowanie służące do zarządzania czasem 3,
  • drukarkę,
  • telefon, faks,
  • skaner, kserokopiarkę lub urządzenia wielofunkcyjne,
  • niszczarkę dokumentów,
  • rzutnik multimedialny.

Organizacja pracy

Asystent dyrektora pracuje w systemie jednozmianowym, na ogół przez 8 godzin dziennie. Swoją pracę wykonuje samodzielnie.

Czas i miejsce pracy związane są bezpośrednio z pracą dyrektora, co wymaga od asystenta:

  • dyspozycyjności,
  • samodzielności,
  • umiejętności pracy w zespole,
  • odpowiedzialności za wizerunek firmy 7,
  • odpowiedniego stroju służbowego, często zgodnie z zasadami określonymi przez firmę w regulaminie pracy.

Zagrożenia mające wpływ na bezpieczeństwo pracy człowieka

Zagrożeniami dla zdrowia występującymi w zawodzie asystent dyrektora są m.in.:

  • obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego,
  • obciążenie narządu wzroku,
  • zaburzenia psychosomatyczne związane ze stresem i odpowiedzialnością.

Właściwa organizacja miejsca pracy zgodna z przepisami BHP, ochrony ppoż. i ochrony środowiska oraz zasadami ergonomii może zniwelować zagrożenia mające wpływ na bezpieczeństwo pracy w zawodzie asystent dyrektora.

Wymagania psychofizyczne

Dla pracownika wykonującego zawód asystent dyrektora ważna jest:

w kategorii wymagań fizycznych

  • sprawność układu kostno-stawowego,
  • sprawność narządu wzroku,
  • sprawność narządu słuchu,
  • ogólna wydolność fizyczna;

w kategorii sprawności sensomotorycznych

  • ostrość słuchu,
  • ostrość wzroku,
  • rozróżnianie barw,
  • koordynacja wzrokowo-ruchowa,
  • zręczność rąk,
  • zręczność palców,
  • spostrzegawczość;

w kategorii sprawności i zdolności

  • dobra pamięć,
  • łatwość wypowiadania się w mowie i/lub w piśmie,
  • łatwość przechodzenia z jednej czynności na drugą,
  • predyspozycje do postępowania z ludźmi,
  • zdolność nawiązywania kontaktu z ludźmi,
  • zdolność utrzymywania pozytywnych relacji ze współpracownikami,
  • rozumowanie logiczne,
  • zdolność koncentracji uwagi,
  • radzenie sobie ze stresem,
  • zdolność skutecznego negocjowania,
  • zdolność analizowania i systematyzowania złożonych problemów;

w kategorii cech osobowościowych

  • asertywność,
  • dbałość o jakość pracy,
  • dokładność,
  • odporność na działanie pod presją czasu,
  • punktualność,
  • gotowość do tworzenia i podtrzymywania sieci kontaktów z klientami,
  • komunikatywność,
  • kontrolowanie własnych emocji,
  • operatywność i skuteczność,
  • lojalność,
  • dyskrecja,
  • wysoka kultura osobista,
  • zamiłowanie do ładu i porządku,
  • tolerancyjność,
  • odpowiedzialność za działania zawodowe,
  • dążenie do osiągania celów.

Więcej informacji znajduje się w sekcjach: 3.4. Kompetencje społeczne; 3.5. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu.

Wymagania zdrowotne

Ze względu na wydatek energetyczny praca w zawodzie asystent dyrektora zaliczana jest do prac lekkich. Występuje w niej również obciążenie umysłowe, związane np. z analizowaniem, rozwiązywaniami problemów i podejmowaniem decyzji.

Przeciwwskazaniem do wykonywania zawodu są wady wzroku i słuchu niepodlegające korekcji oraz wady wymowy w stopniu utrudniającym komunikowanie się. Znaczne upośledzenia narządów ruchu mogą utrudnić wykonywanie podstawowych czynności w zawodzie. Osoby z epilepsją ze względu na specyfikę pracy asystenta dyrektora nie powinny wykonywać tego zawodu, ponieważ wiąże się ona z dużym stresem i napięciem, które mogłyby prowokować napady.

WAŻNE:

O stanie zdrowia i ewentualnych przeciwwskazaniach do wykonywania zawodu orzeka lekarz medycyny pracy.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.4. Możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie

Obecnie (2018 r.) do podjęcia pracy w zawodzie asystent dyrektora wymagane jest co najmniej wykształcenie średnie ogólnokształcące lub średnie zawodowe w zawodach z obszaru kształcenia administracyjno-usługowego. W zależności od branży, może być wymagane wykształcenie kierunkowe techniczne.

Pracodawcy preferują osoby z wykształceniem wyższym I i/lub II stopnia na kierunku np. prawo, zarządzanie, marketing, reklama, administracja lub ekonomia.

Tytuły zawodowe, kwalifikacje i uprawnienia niezbędne/preferowane do podjęcia pracy w zawodzie

Podjęcie pracy w zawodzie asystent dyrektora ułatwia posiadanie:

  • dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe w pokrewnym zawodzie szkolnym technik administracji,
  • świadectwa potwierdzającego kwalifikację AU.68 Obsługa klienta w jednostkach administracji w zawodzie szkolnym pokrewnym technik administracji,
  • dyplomu ukończenia studiów I lub II stopnia na kierunku np.: prawo, zarządzanie, marketing, reklama, administracja lub ekonomia itp.

Dodatkowymi atutami przy zatrudnieniu asystenta dyrektora są m.in.:

  • suplementy Europass (w języku polskim i angielskim), wydawane na prośbę zainteresowanego przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne,
  • suplement dla absolwentów szkół wyższych – Europass (w języku polskim i angielskim), wydawany na prośbę zainteresowanego przez szkoły wyższe razem z dyplomem ukończenia studiów,
  • certyfikat potwierdzający znajomość języka angielskiego w stopniu średniozaawansowanym (minimum poziom B2), tj. udokumentowanie posiadania umiejętności swobodnego komunikowania się z rodzimymi użytkownikami danego języka obcego,
  • prawo jazdy kat B.

Dla podjęcia pracy w zawodzie asystent dyrektora bardzo istotne jest doświadczenie zawodowe, ponieważ umiejętności wymagane do wykonywania zawodu zdobywa się poprzez przyuczenie na stanowisku pracy. Istotna jest też umiejętność budowania relacji z mediami, w zależności od branży firmy. Pracownik w tym zawodzie powinien biegle obsługiwać komputer i urządzenia biurowe oraz posiadać predyspozycje umożliwiające uczenie się nowych programów i platform internetowych zorientowanych na zarządzanie.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.2. Instytucje oferujące kształcenie, szkolenie i/lub potwierdzanie kompetencji w ramach zawodu.

Możliwości rozwoju zawodowego i awansu

Asystent dyrektora często zaczyna pracę jako pracownik recepcji, informacji lub pracownik administracyjny czy sekretarz/sekretarka. Awansuje, zdobywając doświadczenie i kompetencje podczas wykonywania pracy.

Asystent dyrektora, po nabyciu dalszego doświadczenia zawodowego przy posiadaniu zdolności i umiejętności organizacyjnych, umiejętności pracy z ludźmi oraz posiadając wykształcenie wyższe I lub II stopnia, może awansować na stanowisko kierownicze, np. kierownika działu, kierownika kadr, dyrektora administracyjnego bądź inne stanowiska menedżerskie.

Posiadając kompetencje w zawodzie asystent dyrektora można pracować na równorzędnych stanowiskach, np. kierownika biura, asystenta projektu lub asystenta zarządu.

Możliwości potwierdzania kompetencji

Obecnie (2018 r.) w zawodzie asystent dyrektora nie ma możliwości potwierdzania kompetencji zawodowych w systemie edukacji formalnej i pozaformalnej.

Okręgowe Komisje Egzaminacyjne oferują możliwość potwierdzania kompetencji zawodowych przydatnych w zawodzie asystent dyrektora, wchodzących w skład zawodu (pokrewnego) technik administracji w zakresie kwalifikacji AU.68 Obsługa klienta w jednostkach administracji.

Uczelnie wyższe poprzez wydanie dyplomu ukończenia studiów I lub II stopnia potwierdzają nabycie odpowiednio tytułu licencjata lub magistra, np. na kierunku: prawo, zarządzanie, marketing, reklama, administracja lub ekonomia itp.

Asystent dyrektora potwierdza swoje kompetencje uczestnicząc w szkoleniach i kursach wewnętrznych oraz zewnętrznych, organizowanych przez instytucje szkoleniowe.

Więcej informacji można uzyskać w Bazie Usług Rozwojowych https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl oraz Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl

Osoba zatrudniona w zawodzie asystent dyrektora może rozszerzać swoje kompetencje zawodowe w zawodach pokrewnych:

Nazwa zawodu pokrewnego

zgodnie z Klasyfikacją zawodów i specjalności

Kod zawodu

Akredytowany asystent parlamentarny

334301

Asystent parlamentarny

334303

Asystent zarządu

334304

Sekretarz konsularny

334305

Technik administracjiS

334306

Stenograf-protokolant

334307

Partnerzy

Na skróty

 Przejdź na górę