W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, przetwarzanie danych osobowych przez partnerów Projektu może odbywać się jedynie po zawarciu pisemnej umowy. Konieczne jest zatem podpisanie umowy lub uzupełnienie zapisów już zawartej umowy pomiędzy Beneficjentem a Partnerem w zakresie powierzania przetwarzania danych przez Partnerów projektu.
Za pismem znak DZF.VIII.0140.4.2016.ASo.1, z dnia 18 kwietnia 2016 r. z Ministerstwa Rozwoju, który pełni rolę Instytucji Zarządzającej informujemy, że mając na uwadze art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2016 r. poz. 195) powierzenie przetwarzania danych może nastąpić tylko w drodze umowy zawartej na piśmie. Tymczasem zgodnie z art. 52. ust. 3. ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. 2014 poz. 1146) umowa o dofinansowanie projektu w przypadku projektów partnerskich jest zawierana z partnerem wiodącym. Tym samym zawarty we wzorze umowy o dofinansowanie projektu zapis, mówiący o tym, że przepisy dot. ochrony danych osobowych stosuje się odpowiednio do przetwarzania danych osobowych przez Partnerów projektu, ma charakter informacyjny. Wszystkie zapisy wskazane w postanowieniu powinny być przeniesione do umowy powierzenia zawieranej z partnerem/partnerami. Jednocześnie nie ma obowiązku, aby umowa powierzenia została zawarta na odrębnym dokumencie, może stanowić część umowy głównej (oddzielny paragraf lub rozdział umowy głównej).
Informujemy Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, iż w przypadku braku umowy powierzenia, przetwarzanie danych przez Partnerów projektów jest nieuprawnione i grozi sankcjami wynikającymi z ustawy o ochronie danych osobowych.